Jak zarejestrować fundację w Polsce?

Rejestracja fundacji w Polsce wymaga dopełnienia kilku niezbędnych formalności. Już od początku należy mieć świadomość, że fundacja uzyskuje pełną osobowość prawną dopiero po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Proces ten łączy działania stacjonarne i online, a na każdym etapie ważna jest zgodność z obowiązującymi przepisami. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis kolejnych kroków, które prowadzą od wyboru celu społecznego do formalnego powstania fundacji.

Czym jest fundacja i jakie są jej główne elementy?

Fundacja w Polsce to organizacja pozarządowa ustanowiona w celu realizacji określonych celów społecznych, charytatywnych czy edukacyjnych. Do powstania fundacji niezbędny jest fundator, który na mocy aktu notarialnego powołuje organizację i przekazuje jej majątek niezbędny do realizacji zamierzonych działań.

Najważniejsze elementy, które muszą znaleźć się podczas zakładania fundacji to: akt założycielski w formie notarialnej, statut fundacji oraz powołanie organów. Statut ustala tak kluczowe informacje jak nazwa, siedziba, cele organizacji, a także sposób zarządzania i dysponowania majątkiem. Zarząd jest organem wymaganym, natomiast organ nadzoru (np. rada fundacji) może być powoływany opcjonalnie.

Krok po kroku: jak założyć fundację w Polsce?

Procedura rejestracji fundacji została w ostatnich latach znacząco uproszczona i zdigitalizowana. Proces ten, w podziale na etapy, przedstawia się następująco:

1. Przygotowanie aktu notarialnego

Założenie fundacji rozpoczyna się od sporządzenia przez fundatora oświadczenia woli w kancelarii notarialnej. Akt notarialny powinien jednoznacznie określać intencję utworzenia fundacji, wskazywać jej nazwę, cele oraz przekazywany majątek. Bez tego dokumentu nie można kontynuować procesu rejestracyjnego.

2. Sporządzenie statutu i powołanie organów

Statut jest podstawowym dokumentem regulującym wszystkie aspekty działalności fundacji: określa jej strukturę i zasady funkcjonowania. Po jego uchwaleniu należy formalnie powołać zarząd fundacji oraz ewentualnie inne organy przewidziane w statucie (np. radę). Czynności te dokumentowane są odpowiednimi uchwałami.

3. Przygotowanie do wniosku o rejestrację w KRS

Wszyscy członkowie zarządu fundacji muszą posiadać konto w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Jest to niezbędne do podpisania odpowiednich formularzy elektronicznym podpisem – profilem zaufanym lub kwalifikowanym. Zgromadź komplet wymaganych dokumentów: akt notarialny, statut, uchwały dotyczące powołania organów oraz inne wymagane oświadczenia lub spis mienia fundacji, jeśli dotyczy.

4. Wypełnienie i złożenie wniosku do KRS

Wniosek rejestracyjny składany jest online przez PRS, lub platformę S24 (gdy fundacja nie planuje prowadzić działalności gospodarczej). Podstawowym formularzem jest KRS-W20 (rejestracja fundacji), do którego załącza się statut, akt notarialny i uchwały jako pliki PDF. W przypadku działalności gospodarczej należy również wypełnić KRS-WM i zgłosić ją w rejestrze przedsiębiorców KRS. Zgłoszenie musi nastąpić w terminie do 7 dni od sporządzenia aktu notarialnego.

5. Opłaty i zakończenie procesu rejestracyjnego

Opłaty sądowe oraz za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wnosi się podczas składania wniosku lub online. Po prawidłowym wypełnieniu wniosku i przesłaniu wszystkich dokumentów, sąd rejonowy bada zgłoszenie, a po wpisaniu fundacji do KRS następuje automatyczne przekazanie danych do urzędu skarbowego i GUS – tzw. „Jedno Okienko”. Fundacja otrzymuje numery NIP i REGON automatycznie lub w razie potrzeby można je uzupełnić za pośrednictwem ePUAP.

Rejestracja fundacji w 2025 roku – digitalizacja i aktualne trendy

Obecnie rejestracja fundacji obejmuje zarówno czynności wymagające osobistej wizyty u notariusza (akt założycielski), jak i działania elektroniczne: skompletowanie dokumentacji, złożenie wniosku i jego podpisanie odbywa się online. Coraz więcej etapów obsługiwanych jest przez PRS, a większość komunikacji z urzędami odbywa się automatycznie, bez konieczności wielokrotnego zgłaszania tych samych danych w różnych instytucjach.

Od lipca 2021 roku uproszczoną rejestrację przez PRS lub S24 mogą stosować fundacje nieprowadzące działalności gospodarczej. Jeśli fundacja przewiduje prowadzenie działalności gospodarczej, musi również zarejestrować się w rejestrze przedsiębiorców KRS oraz uzupełnić dodatkowe formularze.

Fundacje rodzinne a tradycyjne fundacje

Rejestracja fundacji rodzinnej prowadzona jest odrębnie. Wpisu dokonuje Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, a jednym z wymogów jest ustanowienie specjalnego funduszu założycielskiego oraz wskazanie beneficjentów. Jednak podstawowe etapy – sporządzenie aktu notarialnego, statutu i powołanie organów – są analogiczne jak w przypadku zwykłej fundacji, z tą różnicą, że fundacje rodzinne funkcjonują według odrębnych zasad i na podstawie osobnej ustawy.

Kluczowe dokumenty i formularze rejestracyjne

Do rejestracji fundacji niezbędne są następujące dokumenty:

• akt notarialny – oświadczenie fundatora o powołaniu fundacji
• statut fundacji – określający jej nazwę, siedzibę, cele, sposób działania i skład organów
• uchwały dotyczące powołania zarządu i ewentualnych innych organów
• dokumenty potwierdzające przekazanie majątku
• dowód uiszczenia opłaty sądowej i za ogłoszenie
• formularze rejestracyjne: KRS-W20 (wniosek główny), KRS-WK (skład zarządu), KRS-WM (działalność gospodarcza, jeśli dotyczy)

Każdy dokument należy załączyć w postaci elektronicznej i podpisać profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu.

Podsumowanie: najważniejsze zasady rejestracji fundacji

Kluczowe etapy rejestracji fundacji obejmują ustanowienie fundatora, przygotowanie aktu notarialnego, opracowanie statutu, powołanie organów oraz prawidłowe złożenie wniosku rejestracyjnego do KRS w określonym terminie. Rejestracja online poprzez PRS upraszcza cały proces i automatyzuje przekazywanie informacji do odpowiednich urzędów. Fundacje, które chcą prowadzić działalność gospodarczą, muszą liczyć się z dodatkowymi formalnościami. Termin na złożenie wniosku wynosi maksymalnie 7 dni od aktu notarialnego, a każdy z etapów musi być skrupulatnie udokumentowany. Stosowanie się do aktualnych wytycznych gwarantuje sprawny przebieg procesu i szybkie uzyskanie pełnej osobowości prawnej.