Jak założyć fundację w Polsce i uniknąć najczęstszych błędów?

Założenie fundacji w Polsce wymaga sporządzenia aktu notarialnego oraz rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym przy zachowaniu poprawności dokumentów i jasnego określenia celów działania[1][2][3][4]. Następnie niezbędna jest rejestracja w systemie elektronicznym oraz uniknięcie typowych błędów formalnych, by proces przebiegł szybko i sprawnie[1][4].

Definicja fundacji i podstawowe wymagania

Fundacja to organizacja pozarządowa powołana dla realizacji celu społecznie lub gospodarczo użytecznego, m.in. w zakresie zdrowia, edukacji, kultury czy ekologii[4]. Fundatorem może być każdy – osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych lub podmiot prawny, przy czym nie jest wymagane obywatelstwo polskie[2]. Liczba fundatorów jest dowolna, jednak zaleca się w statucie zawrzeć szczegółowe zasady współpracy w przypadku większej ich liczby[2].

Fundacja otrzymuje osobowość prawną z chwilą wpisu do KRS, a do jej utworzenia konieczne są: fundator, majątek założycielski oraz jasno określony cel[2][4].

Obowiązkowe dokumenty do założenia fundacji

Proces zakładania fundacji wymaga zgromadzenia następujących dokumentów:

• Oświadczenie woli fundatora – sporządzone w formie aktu notarialnego, określa cel oraz fundusz założycielski[2][6]
• Statut fundacji – reguluje zasady funkcjonowania, organy, majątek i sposoby realizacji celów[2]
• Akt fundacyjny – sporządzany przez notariusza[6]
• Wniosek do KRS – składany wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS/PRSR)[1][4]

Do wniosku dołączane są również uchwały o powołaniu organów, zgody osób je tworzących oraz oświadczenia o adresach do doręczeń[1].

Etapy zakładania fundacji w Polsce

Cały proces można rozłożyć na kilka kroków, z których każdy wymaga precyzyjnego działania.

Krok 1: Przygotowanie koncepcji

• Zdefiniowanie misji i celów – powinny być sformułowane wystarczająco szeroko i jasno, by pozostawić fundacji elastyczność działania, jednak nie generować niejasności[1][4]
• Wybór nazwy – obowiązkowo zawiera słowo „Fundacja” oraz nie może wprowadzać w błąd co do zakresu działalności
• Wskazanie siedziby (miejscowość wystarcza) i ministra nadzoru zgodnie z wiodącą działalnością[1]

Krok 2: Przygotowanie statutu fundacji

Statut to jeden z najważniejszych dokumentów – musi określać nazwę, siedzibę, cele i sposoby realizacji, rodzaje działalności (w tym ewentualną gospodarczą), majątek, zasady powoływania organów oraz wskazanie ministra nadzoru[2][6]. Należy precyzyjnie oddać sposób funkcjonowania fundacji oraz unikać zbyt sztywnych lub niejasnych zapisów – statut powinien być elastyczny i zgodny z rzeczywistymi zamiarami[2].

Krok 3: Fundusz założycielski

Fundator określa wysokość i formę majątku – może to być gotówka, aport, papiery wartościowe, rzeczy ruchome lub nieruchomości[6]. Dla fundacji rodzinnej ustawowo wymagane jest minimum 100 000 złotych – dla pozostałych fundacji wymaganą kwotę określa akt fundacyjny[5][6].

Krok 4: Akt notarialny

W celu powołania fundacji osoba uprawniona składa przed notariuszem oświadczenie woli, definiujące podstawowe elementy powstającego podmiotu: cel, majątek, organy i przewidywany sposób działania[1][3][6].

Krok 5: Powołanie organów

Obligatoryjny organ fundacji to zarząd – jego skład oraz zasady powołania określają statut i uchwała fundatora. Zaleca się dokumentowanie zgód członków zarządu na objęcie funkcji wraz z adresami do doręczeń[1]. Można ustanowić radę fundacji stanowiącą organ wewnętrznej kontroli i doradztwa.

Krok 6: Rejestracja w KRS

Rejestracja fundacji odbywa się tylko elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS/PRSR)[1][4]. Wniosek do KRS składany jest na formularzu odpowiadającym dawnemu KRS-W20[1] wraz z koniecznymi załącznikami: aktem notarialnym, statutem, uchwałami i zgodami.

Koszty i wymagania majątkowe

Koszty założenia fundacji wynikają głównie z opłat notarialnych. Akt notarialny kosztuje od 100 zł (gdy majątek nie przekracza 3 tys. zł) do nawet 10 000 zł przy majątku powyżej 2 mln złotych[7]. Dla fundacji rodzinnej wymagany jest minimalny fundusz założycielski 100 tys. zł – dla pozostałych rodzajów fundacji wystarczy wysokość zadeklarowana przez fundatora i zapisana w akcie fundacyjnym[5][6].

Najczęstsze błędy przy zakładaniu fundacji i jak ich unikać

Podstawowe błędy, które mogą skutkować przedłużeniem procesu rejestracji lub odmową wpisu:

• Nieprecyzyjne określenie działalności gospodarczej – brak wskazania kodów PKD
• Brak pisemnych zgód członków organów – niezałączone zgody mogą uniemożliwić rejestrację[1]
• Zbyt wąskie lub niejasne cele – mogą ograniczyć późniejsze działania fundacji lub narazić ją na odmowę rejestracji[1]
• Niedostosowanie statutu do praktycznych planów działalności – statut powinien być na tyle pojemny, by umożliwić rozwój oraz nowe przedsięwzięcia[2]
• Braki formalne w dokumentacji lub nieprawidłowe wypełnienie formularzy – skutkują decyzją odmowną lub żądaniem uzupełnień przez sąd[3]

Aby tego uniknąć należy skrupulatnie sprawdzać każdą część dokumentacji pod kątem zgodności z wymaganiami formalnymi, precyzyjnie opisywać cele i zakres działalności oraz upewnić się, że wniosek elektroniczny składany jest kompletny[4].

Podsumowanie

Założenie fundacji w Polsce wymaga wnikliwego przygotowania dokumentacji, jasnego sformułowania misji oraz skrupulatnego dopełnienia wymogów formalnych. Przestrzegając powyższych zaleceń i unikając najczęstszych błędów, proces rejestracji przebiega zgodnie z przepisami, co umożliwia szybkie podjęcie statutowej działalności przez organizację[1][2][3][4].

Źródła:

1. https://4ngoplus.pl/jak-zalozyc-fundacje-w-polsce-kompletny-przewodnik-krok-po-kroku/
2. https://szukajradcy.pl/news/fundacja-jak-zalozyc-organizacje-non-profit-w-polsce
3. https://grantowo.pl/jak-zalozyc-fundacje-w-polsce-krok-po-kroku-poradnik-2026/
4. https://inwestum.pl/jak-zalozyc-fundacje-krok-po-kroku-w-polsce/
5. https://ikidp.pl/blog/jak-zalozyc-fundacje-rodzinna-w-polsce-przewodnik-dla-przedsiebiorcow/
6. https://kadromierz.pl/blog/jak-zalozyc-fundacje-kadromierz/
7. https://kancelaria-skarbiec.pl/jak-zalozyc-fundacje/