Udokumentowanie darowizny jest kluczowe, by w pełni legalnie rozliczyć przekazanie majątku oraz skorzystać z ulg podatkowych. W świetle obowiązujących przepisów najważniejszym wymogiem jest właściwe złożenie dokumentów do urzędu skarbowego i zachowanie potwierdzeń przekazania środków lub przedmiotów. Obdarowany zazwyczaj jest zobowiązany do zgłoszenia darowizny w określonym terminie, a prawidłowa dokumentacja warunkuje ewentualne zwolnienie z podatku lub możliwość odliczeń podatkowych [1][2][5].
Obowiązek podatkowy i zgłoszenie darowizny
Podatek od darowizny spoczywa na osobie obdarowanej. Podstawowym obowiązkiem jest zgłoszenie darowizny do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, co należy zrobić w ciągu 6 miesięcy od chwili powstania obowiązku podatkowego. Moment ten to zazwyczaj dzień złożenia oświadczenia darczyńcy w formie aktu notarialnego [1][2][5]. Jeśli w tym czasie nie zostanie złożone stosowne zgłoszenie (formularz SD-Z2), obdarowany traci prawo do zwolnienia i jest wtedy zobowiązany do złożenia deklaracji SD-3 oraz zapłaty podatku w ciągu 1 miesiąca od utraty zwolnienia [2][5].
Dla uzyskania zwolnienia z podatku najbliższa rodzina (I grupa podatkowa: małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo, wnuki, dziadkowie) ma prawo do kwoty wolnej wynoszącej 36 120 zł, natomiast II grupa podatkowa (np. rodzeństwo rodziców, zstępni rodzeństwa) – do 27 090 zł [2][5].
Dokumentacja darowizny pieniężnej i niepieniężnej
W przypadku darowizny pieniężnej obowiązkowym dokumentem jest dowód wpłaty: potwierdzenie przelewu bankowego lub wyciąg z rachunku. Brak odpowiedniego dowodu skutkuje utratą możliwości skorzystania z ulg podatkowych. Dla darowizn niepieniężnych konieczna jest pisemna umowa darowizny – najbezpieczniej sporządzona w formie aktu notarialnego – zawierająca dane identyfikacyjne stron, oświadczenie o przyjęciu darowizny oraz precyzyjną wycenę opartą np. na paragonie lub fakturze VAT [1][4].
Podstawowe elementy każdej dokumentacji to: potwierdzenie przekazania, określenie wartości przedmiotu oraz jasne informacje, kto jest darczyńcą, a kto obdarowanym. W przypadku ulg podatkowych potrzebne jest dodatkowo sprawozdanie obdarowanego dotyczące przeznaczenia środków [1][4].
Procedura odliczenia darowizny od podatku
Darowizna może podlegać odliczeniu od podatku, jeśli została odpowiednio udokumentowana i wykorzystana na cele określone w przepisach. Łączny limit odliczenia to 6% dochodu lub przychodu, dotyczy zarówno darowizn charytatywnych, jak i przekazań na cele kościelne. Odliczenie wykazuje się w zeznaniu podatkowym PIT-36L lub PIT-37 z załącznikiem PIT/O. Konieczne jest posiadanie dokumentów potwierdzających przekazanie oraz, przez 5 lat, wymagane jest sprawozdanie od organizacji, która otrzymała darowiznę [1][4].
Przekazana darowizna nie zwiększa kosztów uzyskania przychodu ani nie zmniejsza podatku bez odpowiedniego udokumentowania [1][4].
Nowelizacja i zmiany przepisów od 2025 roku
Od 14 lipca 2025 r. wejdą w życie nowe przepisy, które znoszą obowiązek uzyskania zaświadczenia z urzędu skarbowego dotyczącego podatku przy dalszym obrocie majątkiem zdobytym poprzez darowiznę, jeśli darowizna lub jej zniesienie odbyły się w formie aktu notarialnego [3][6]. Ta zmiana oznacza uproszczenie procedur notarialnych oraz przyspieszenie procesów dotyczących przekazywania własności. Jednak dziedziczenie i inne przypadki nadal będą wymagały dotychczasowego trybu dokumentacyjnego, a nowe regulacje uwzględnią także zagraniczne orzeczenia, takie jak aktem prawnie potwierdzającym [3][5][6].
Najczęściej popełniane błędy przy dokumentowaniu darowizny
Najczęstsze potknięcia to nieterminowe zgłoszenie darowizny, nieprawidłowa forma dokumentów potwierdzających (np. brak wyciągu bankowego), przekroczenie kwoty wolnej bez zgłoszenia, brak wymaganych oświadczeń stron czy nieuzyskanie wyceny wartości rzeczy przekazanej. Każde z tych uchybień skutkuje utratą prawa do zwolnień lub ulg podatkowych oraz może narazić na konieczność zapłaty podatku wraz z odsetkami [1][2][4][5].
Podsumowanie wymogów dokumentacyjnych
Skrupulatność przy dokumentowaniu darowizny ma kluczowe znaczenie. Obdarowany musi zgłosić darowiznę na odpowiednim formularzu (SD-Z2 do zwolnienia) w terminie 6 miesięcy oraz zachować cały zestaw dokumentów wykazujących przekazanie i odbiór środków bądź rzeczy [1][2][4][5]. Nowelizacja przepisów od 2025 roku przynosi uproszczenia notarialne, lecz większość obowiązków i limitów pozostaje niezmienna. Dobrze przygotowana dokumentacja jest warunkiem bezpieczeństwa podatkowego i możliwości skorzystania z preferencji przewidzianych w prawie podatkowym.
Źródła:
- https://www.podatnik.info/publikacje/podatek-od-darowizny-2024-2025-odliczenie-darowizny-od-podatku,604359
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-darowizna-terminy-ulgi-podatek
- https://notariuszki.com/darowizna-zmiana-przepisow-od-14-lipca-2025-r
- https://www.infor.pl/prawo/darowizny/darowizna-pieniezna/7475323,spieszac-z-pomoca-zadbaj-o-dokumenty-aby-uwzglednic-w-rozliczeniu-podatkowym-darowizne-trzeba-przestrzegac-jasnych-zasad.html
- https://forsal.pl/gospodarka/aktualnosci/artykuly/10603168,darowizna-bez-podatku-po-przekroczeniu-terminu-ustawa-na-biurku-prezydenta-rp-karola-nawrockiego.html
- https://www.ifirma.pl/blog/spadki-i-darowizny-2026-ile-wynosi-podatek-kto-i-kiedy-go-zaplaci/
- https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007047882,Interpretacja-indywidualna-z-dnia-4-wrzesnia-2025-r-Dyrektor-Krajowej-Informacji-Skarbowej-sygn-0111-KDIB2-3-4015-238-2025-1-JS.html
NaDobraSprawe.pl to portal, który łączy ludzi gotowych nieść pomoc z tymi, którzy jej potrzebują. Piszemy o darczyńcach, wolontariuszach, działaniach społecznych i dobrych inicjatywach, które naprawdę zmieniają świat. Dobroczynność blisko Ciebie – nie jako hasło, lecz codzienna inspiracja.