Prawidłowe zaksięgowanie darowizny wymaga ścisłego przestrzegania zasad rachunkowych zarówno po stronie darczyńcy, jak i obdarowanego. Proces ten obejmuje nie tylko właściwe ujęcie księgowe, ale również rozliczenie podatkowe i dokumentacyjne aspekty transakcji.
Podstawy prawne i definicja darowizny w rachunkowości
Darowizna to nieodpłatne przekazanie składnika majątku, takiego jak środki pieniężne, środki trwałe czy materiały, na rzecz obdarowanego [1][3]. Z punktu widzenia księgowego stanowi zobowiązanie darczyńcy do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego, powodując jednocześnie powstanie kosztów u darczyńcy i przychodu u odbiorcy [3].
Wartość darowizny u obdarowanego należy ująć w wartości godziwej, która odpowiada cenie rynkowej przekazanego składnika majątku, szczególnie gdy nie jest możliwe ustalenie pierwotnej ceny nabycia [2]. Zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wartość ta najczęściej określana jest w umowie darowizny [2].
Księgowanie darowizny po stronie darczyńcy
Ewidencja księgowa darowizny po stronie darczyńcy wymaga ujęcia operacji na koncie 761 „Pozostałe koszty operacyjne” [1][3]. Ustawowo koszty związane z darowizną zalicza się właśnie do pozostałych kosztów operacyjnych, co wynika z ich charakteru nieoperacyjnego i jednorazowego [1][3].
Standardowy zapis księgowy dla darowizny środków pieniężnych przedstawia się następująco:
– Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”
– Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunek bieżący” [3]
Proces zaksięgowania darowizny rozpoczyna się od potwierdzenia wartości przekazywanego składnika majątku i określenia rodzaju darowizny, czy dotyczy środków pieniężnych, zapasów, czy środków trwałych [3]. Po stronie darczyńcy następuje ujęcie kosztu, które powoduje zmniejszenie majątku trwałego lub obrotowego oraz zwiększenie kosztów operacyjnych [1][3].
Dokumentacja i podstawa księgowa
Podstawą księgową darowizny w środkach pieniężnych są dowody bankowe lub kasowe, takie jak polecenie księgowania (KP), kasa wpłat (KW) lub wyciąg bankowy [3]. Właściwa dokumentacja stanowi fundament prawidłowego zaksięgowania i późniejszej kontroli operacji.
Darowizna środków pieniężnych księgowana jest w wartości nominalnej na podstawie dokumentu kasowego lub bankowego [3]. Kluczowe znaczenie ma również sporządzenie odpowiedniej umowy darowizny, która powinna precyzyjnie określać wartość przekazywanego majątku.
Rozliczenie VAT przy darowiznach
W przypadku darowizny podlegającej VAT, darczyńca musi rozliczyć VAT należny i ująć go w pozostałych kosztach operacyjnych [1]. Dotyczy to szczególnie sytuacji przekazania towaru lub usług w ramach darowizny.
Księgowanie VAT wymaga dodatkowego zapisu na koncie rozrachunków z tytułu VAT, co kompleksowo obrazuje całkowity koszt darowizny dla darczyńcy [1]. Procedura ta zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
Księgowanie po stronie obdarowanego
Po stronie obdarowanego aktywa otrzymane w drodze darowizny księguje się w wartości godziwej, która często odpowiada cenie rynkowej [2]. Wartość ta wpływa na określenie wartości początkowej środka trwałego lub zapasu w księgach obdarowanego.
Wprowadzenie składnika majątku w wartości rynkowej u obdarowanego zwiększa aktywa podmiotu i jednocześnie wpływa na strukturę bilansu [3]. Właściwe ustalenie tej wartości ma kluczowe znaczenie dla prawidłowej wyceny majątku i późniejszych rozliczeń amortyzacyjnych.
Skutki podatkowe darowizny
Darowizny zazwyczaj nie stanowią kosztów uzyskania przychodu u darczyńcy, co wynika z art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o podatku dochodowym [2]. Oznacza to, że pomimo księgowego ujęcia jako koszt operacyjny, darowizna nie może być zaliczona do kosztów podatkowych.
Ta zasada ma fundamentalne znaczenie dla rozliczenia podatkowego przedsiębiorstwa i wymaga odpowiednich korekt w zeznaniu podatkowym. Rozróżnienie między kosztami księgowymi a podatkowymi jest kluczowe dla prawidłowego obliczenia podstawy opodatkowania.
Wpływ na sprawozdanie finansowe
Darowizna wpływa na bilans obu stron transakcji w różny sposób. U obdarowanego zwiększa aktywa, podczas gdy u darczyńcy zwiększa się koszt operacyjny, a zmienia się struktura majątku [3]. Te zmiany mają bezpośredni wpływ na wskaźniki finansowe i ocenę kondycji ekonomicznej podmiotu.
Wartość początkowa przekazanego składnika majątku u obdarowanego to cena rynkowa, ustalona w umowie lub według podobnego składnika aktywów [2]. Właściwe ustalenie tej wartości jest kluczowe dla rzetelności sprawozdania finansowego.
Prawidłowe zaksięgowanie darowizny wymaga uwzględnienia wszystkich aspektów: księgowych, podatkowych i dokumentacyjnych. Kluczowe jest przestrzeganie zasad wyceny, właściwe przypisanie do odpowiednich kont księgowych oraz zachowanie kompletnej dokumentacji operacji.
Źródła:
[1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-darowizna-w-ksiegach-rachunkowych-darczyncy-i-obdarowanego
[2] https://www.prawo.pl/biznes/darowizny-w-ksiegach-rachunkowych-obdarowanego-i-darczyncy,227047.html
[3] https://gofin.pl/rachunkowosc/17,2,85,246724,ksiegowe-ujecie-przekazania-aktywow-w-darowiznie.html
NaDobraSprawe.pl to portal, który łączy ludzi gotowych nieść pomoc z tymi, którzy jej potrzebują. Piszemy o darczyńcach, wolontariuszach, działaniach społecznych i dobrych inicjatywach, które naprawdę zmieniają świat. Dobroczynność blisko Ciebie – nie jako hasło, lecz codzienna inspiracja.